Como acessar e configurar a Automação de mensagens

Objetivo

Este artigo explica como acessar a funcionalidade de Automação de mensagens na Guesty, criar uma automação, definir quais reservas serão contempladas e organizar o envio de mensagens ao longo da jornada do hóspede.

A automação ajuda a padronizar a comunicação, reduzir tarefas manuais e garantir que informações importantes sejam enviadas no momento adequado.

1. Como acessar a Automação de mensagens

1. Faça login na sua conta Guesty.
2. No menu lateral, clique em Operações para expandir as opções.
3. Na seção Recepção, selecione Automação de mensagens.
4. Na tela exibida, consulte as automações existentes e seus respectivos status.

Nessa área, você pode criar novas automações, editar fluxos existentes e organizar as mensagens programadas de acordo com as necessidades da operação.

2. Como criar uma nova automação de mensagens

1. Na tela de Automação de mensagens, clique em Adicionar automação de mensagens.
2. Escolha como deseja começar:

• Usar modelo: aproveite um modelo disponível e adapte-o à operação.
• Criar personalizado: monte uma automação com suas próprias regras.
• Nova consulta: crie um fluxo específico para novas consultas de hóspedes, ajudando a agilizar o atendimento antes da confirmação da reserva.

3. Clique no ícone de lápis para definir o nome da automação.
4. Configure as condições de reserva.
5. Adicione as mensagens que farão parte do fluxo.
6. Defina o destinatário, o canal de envio e o momento de envio de cada mensagem.
7. Salve a automação como rascunho ou ative-a quando estiver pronta.

Importante: revise todas as condições antes de ativar uma automação. Um fluxo configurado para todas as propriedades pode afetar mais reservas do que o previsto.

3. Como configurar as condições de reserva

As condições de reserva determinam quais reservas poderão entrar em uma automação.

Na configuração do fluxo, defina os critérios que correspondem à sua operação. Dependendo das opções disponíveis, você pode filtrar por:

• Propriedades específicas ou grupos de propriedades.
• Canais ou fontes de reserva.
• Outras condições disponíveis na interface.

Exemplo prático

Imagine que você queira enviar instruções de chegada apenas aos hóspedes de determinadas propriedades que reservaram pelo Airbnb.

Nesse caso, configure as condições para incluir as propriedades desejadas e o canal Airbnb. Assim, reservas de outros canais não deverão entrar nesse fluxo.

Atenção às propriedades com múltiplas unidades: confira se as subunidades também estão incluídas nas condições. Caso contrário, a automação pode não ser aplicada às reservas das unidades individuais.

4. Como adicionar uma mensagem à automação

1. Abra a automação desejada.
2. Na seção Agendamento de mensagens, clique em Adicionar mensagem.
3. Informe um nome interno para identificar a mensagem.
4. Defina quando a mensagem deverá ser enviada.
5. Selecione quem receberá a mensagem.
6. Escolha como ela será enviada.
7. Escreva o conteúdo da mensagem.
8. Configure as condições adicionais, quando necessário.
9. Salve a mensagem.

O nome interno serve para identificar a mensagem na plataforma e não precisa ser igual ao texto enviado ao destinatário.

Canais de envio

A documentação informa que as mensagens automatizadas podem ser enviadas por:

• Canal de reserva.
• E-mail.
• SMS.

A disponibilidade de cada canal depende da configuração e das opções oferecidas pela conta.

5. Como definir o momento de envio

O momento de envio determina o evento ou horário que acionará a mensagem. Você pode configurar mensagens relacionadas a eventos como:

• Confirmação da reserva.
• Período anterior ao check-in.
• Período posterior ao check-in.
• Período anterior ao check-out.
• Alterações ou cancelamentos da reserva, conforme o tipo de automação.

Exemplo de fluxo de comunicação

Uma operação pode organizar suas mensagens desta maneira:

Os horários são exemplos de planejamento, não uma configuração automática padrão da Guesty. Defina os gatilhos e intervalos conforme as opções disponíveis e a rotina da propriedade.

6. Como personalizar o conteúdo das mensagens

As mensagens podem incluir variáveis para preencher automaticamente informações relacionadas à reserva, ao hóspede ou à propriedade.

Antes de ativar o fluxo:

1. Revise o texto da mensagem.
2. Insira somente variáveis compatíveis com a funcionalidade.
3. Confirme a grafia e a sintaxe das variáveis.
4. Verifique se os dados necessários estão preenchidos na reserva ou no cadastro da propriedade.
5. Revise o resultado final para evitar informações ausentes ou incorretas.

Mensagens por e-mail também podem oferecer opções adicionais de formatação, imagens e anexos, conforme as funcionalidades disponíveis.

7. Como salvar, ativar ou desativar uma automação

Ao concluir a configuração, escolha a ação apropriada:

• Salvar como rascunho: mantém a automação salva, mas sem ativá-la.
• Salvar e ativar: coloca a nova automação em funcionamento.
• Salvar: pode salvar alterações e manter ou reativar uma automação existente, conforme seu estado atual.
• Desativar: interrompe a automação, conforme as opções apresentadas na tela.

Após selecionar a ação, confirme a operação na janela exibida.

Antes de ativar, confira as condições de reserva, o destinatário, o conteúdo, o canal e o horário de cada mensagem.

8. Pontos importantes sobre o funcionamento

• As automações de reservas confirmadas são associadas à reserva quando ela é confirmada e atende às condições configuradas.
• Se uma reserva for confirmada depois do horário programado para uma mensagem, a Guesty poderá enviá-la imediatamente após a confirmação.
• Ao ativar uma automação, reservas anteriores que correspondam às condições também podem ser contempladas. Entretanto, mensagens cujo horário já passou são ignoradas.
• Se o check-in ou check-out da reserva mudar, mensagens ainda programadas podem ser reagendadas.
• Mensagens que já foram enviadas não são reenviadas automaticamente apenas porque os dados da reserva mudaram.
• Mensagens automatizadas enviadas a usuários, contatos ou equipes de limpeza não aparecem necessariamente na Caixa de entrada.

Esses comportamentos devem ser considerados ao ativar uma automação em uma operação que já possui reservas em andamento.

9. Checklist antes de ativar

• O nome da automação identifica sua finalidade.
• As condições de reserva estão corretas.
• As propriedades e subunidades necessárias foram incluídas.
• Cada mensagem possui destinatário e canal definidos.
• Os gatilhos e horários foram revisados.
• As variáveis utilizadas são válidas.
• O conteúdo foi revisado para evitar informações incorretas.
• A automação foi salva e ativada somente após a conferência.

10. Problemas comuns

A mensagem não foi enviada.

Confira se a reserva atende às condições do fluxo e se as condições específicas da mensagem foram satisfeitas. Verifique também o horário programado e o histórico da mensagem.

A mensagem foi enviada imediatamente após a confirmação.

Isso pode ocorrer quando a reserva é confirmada depois do horário programado para o envio.

A automação não contempla uma subunidade.

Revise as condições de reserva e confirme se as unidades individuais foram incluídas.

A mensagem apresenta uma informação incorreta ou incompleta.

Revise as variáveis utilizadas e confirme se os dados correspondentes estão preenchidos corretamente.

A mensagem não aparece na Caixa de entrada.

Considere que mensagens enviadas a usuários, contatos ou equipes de limpeza podem não aparecer nessa área. Consulte o registro de atividades e o histórico de mensagens automatizadas.