1. Objetivo
Este artigo orienta como configurar mensagens automáticas destinadas a proprietários, usuários internos, membros da equipe e contatos da agenda telefônica na Guesty.
O objetivo é manter as pessoas envolvidas na operação informadas sobre confirmações, alterações e cancelamentos de reservas, reduzindo a necessidade de avisos manuais e ajudando a organizar as rotinas de atendimento, limpeza e manutenção.
2. Quando utilizar mensagens automáticas internas?
As mensagens automáticas podem ser utilizadas em diferentes situações da operação:
- Novas reservas: notificar o responsável pela propriedade sobre uma reserva confirmada.
- Alterações de reserva: informar mudanças que possam impactar a programação da equipe.
- Cancelamentos: avisar os responsáveis para que possam reorganizar as atividades.
- Limpeza: comunicar novas entradas, saídas ou mudanças no calendário.
- Manutenção: informar sobre reservas ou situações que exijam acompanhamento.
- Proprietários: compartilhar informações sobre reservas relacionadas às propriedades administradas.
A mensagem deve ser configurada de acordo com o evento, o destinatário e a finalidade da comunicação.
3. Como acessar a Automação de mensagens
- Faça login na sua conta Guesty.
- No menu de navegação lateral, clique em Operações.
- Na seção Recepção, selecione Automação de mensagens.
- No canto superior direito, clique em Adicionar automação de mensagem.
Você pode utilizar um modelo existente ou criar uma automação personalizada, conforme as opções disponíveis na sua conta.
4. Como enviar uma notificação automática para um membro da equipe
Passo 1 — Abra ou crie uma automação
Você pode utilizar uma automação existente ou criar uma nova para reservas confirmadas, alteradas ou canceladas.
Para criar uma nova:
- Clique em Adicionar automação de mensagem.
- Selecione Criar personalizado.
- Escolha o tipo de automação adequado ao evento que deseja acompanhar.
- Dê um nome claro, como “Notificação de nova reserva para a equipe”.
Passo 2 — Configure as condições da reserva
Na seção de condições da reserva, defina quais reservas deverão acionar a automação.
Conforme a necessidade, você pode restringir a automação a determinadas propriedades ou canais de reserva.
Essa configuração evita que a equipe receba notificações sobre reservas que não fazem parte de sua responsabilidade.
Passo 3 — Adicione uma mensagem
Na linha do tempo da automação:
- Clique em + Adicionar mensagem.
- Defina um nome interno para a mensagem.
- No campo Quando esta mensagem deve ser enviada?, selecione o evento correspondente, como a confirmação da reserva.
- Configure as condições específicas da mensagem, se necessário.
Passo 4 — Selecione o destinatário
Na seção Quem receberá?, selecione Usuário e escolha o membro da equipe que deverá receber a mensagem.
O usuário selecionado receberá a notificação de acordo com o evento e as condições configuradas.
Passo 5 — Escolha o canal de envio
Na seção Como será enviado?, selecione uma das opções disponíveis:
- Canal de reserva.
- E-mail.
- SMS.
Para notificações internas, o e-mail costuma ser uma opção prática quando é necessário manter um registro da comunicação.
Se utilizar e-mail, informe o assunto e confira se o endereço do destinatário está correto.
Passo 6 — Escreva a mensagem
Utilize um texto objetivo, com as informações necessárias para a equipe agir.
Exemplo:
Assunto: Nova reserva confirmada — ação operacional
Olá, equipe!
Uma nova reserva foi confirmada para a propriedade.
Por favor, consulte os dados da reserva na Guesty e verifique se há alguma ação necessária para preparar a chegada do hóspede.
Em caso de dúvidas, consulte o responsável pela operação.
Passo 7 — Salve e ative
- Clique em Salvar na configuração da mensagem.
- Salve a automação.
- Se estiver pronta para uso, clique em Salvar e ativar.
- Confirme a ação na janela exibida.
Se preferir revisar a configuração antes de utilizá-la, salve a automação como rascunho, quando essa opção estiver disponível.
5. Como configurar mensagens automáticas para proprietários
A Guesty permite direcionar mensagens ao proprietário associado ao anúncio em que a reserva foi realizada.
Passo 1 — Acesse ou crie a automação
Entre em Operações > Recepção > Automação de mensagens.
Crie uma automação ou abra uma existente que corresponda ao evento desejado.
Passo 2 — Configure as condições
Defina quais reservas devem acionar a mensagem.
Por exemplo, você pode configurar uma comunicação para reservas confirmadas em determinadas propriedades.
Passo 3 — Adicione a mensagem
Na linha do tempo da automação, clique em + Adicionar mensagem ou selecione uma mensagem existente para edição.
Configure o evento de envio, o conteúdo e as condições necessárias.
Passo 4 — Selecione o proprietário
Na seção Quem receberá?, selecione Proprietário.
A Guesty direcionará a mensagem ao proprietário do anúncio relacionado à reserva.
Passo 5 — Escolha o canal
Selecione o canal de envio desejado, como e-mail, conforme as opções disponíveis.
A plataforma utiliza as informações de contato do perfil do proprietário. Por isso, confira se o cadastro contém os dados corretos antes de ativar a automação.
Passo 6 — Salve e ative
Salve a mensagem, salve a automação e confirme a ativação.
Importante: se a intenção for criar automações específicas para reservas feitas pelo próprio proprietário ou por amigos e familiares dele, utilize o fluxo específico para reservas de proprietários. A Guesty oferece opções próprias para novas reservas, alterações e cancelamentos desse tipo.
6. Como configurar notificações para limpeza e manutenção
As mensagens automáticas também podem ajudar a organizar o trabalho das equipes responsáveis pela preparação e conservação das propriedades.
Exemplo de notificação para limpeza
Objetivo: informar um responsável sobre uma reserva confirmada ou uma mudança que exija revisão da programação de limpeza.
Exemplo de mensagem:
Olá, equipe de limpeza!
Há uma atualização de reserva que pode impactar a programação da propriedade.
Por favor, consulte o calendário na Guesty e confirme se é necessário ajustar a preparação do imóvel.
Caso identifique algum conflito, comunique o responsável pela operação.
Exemplo de notificação para manutenção
Objetivo: manter o responsável informado sobre uma situação que demande acompanhamento operacional.
Exemplo de mensagem:
Olá, equipe de manutenção!
Uma atualização relacionada à propriedade pode exigir uma revisão das atividades programadas.
Por favor, consulte as informações na Guesty e verifique se há alguma ação pendente.
Se houver necessidade de intervenção, atualize o responsável pela operação conforme o procedimento interno.
Cuidados na configuração
- Escolha um destinatário que realmente acompanhe as notificações.
- Defina condições adequadas às propriedades atendidas por cada equipe.
- Evite enviar todas as reservas para todos os colaboradores.
- Não utilize uma mensagem de confirmação de reserva como se fosse uma ordem de serviço completa.
- Quando for necessária uma tarefa operacional com responsável, prazo e status, avalie utilizar os recursos de tarefas da Guesty, em vez de depender exclusivamente de mensagens.
Observação: o envio de uma mensagem automática não significa, por si só, que uma tarefa de limpeza ou manutenção foi criada ou atribuída.
7. Como criar uma automação exclusiva para reservas de proprietários
Quando a reserva é realizada pelo proprietário ou por amigos e familiares dele, pode ser necessário utilizar um fluxo específico.
Siga estas etapas:
- Acesse Operações > Recepção > Automação de mensagens.
- Clique em Adicionar automação de mensagem.
- Selecione Criar personalizado.
- Escolha a opção correspondente ao evento desejado:
- Reserva para novo proprietário.
- Reserva do proprietário alterada.
- Reserva do proprietário cancelada.
- Configure as condições da reserva.
- Adicione ou edite a mensagem na linha do tempo.
- Em Quem receberá?, selecione o destinatário adequado.
As opções de destinatário podem incluir:
- Proprietário ou hóspede: direciona a mensagem ao proprietário ou às pessoas que fizeram a reserva em nome dele.
- Todos os proprietários: envia a comunicação aos proprietários da propriedade.
- Usuário: direciona a mensagem a um membro específico da equipe.
- Contato da agenda telefônica: envia a mensagem ao contato selecionado.
Escolha o destinatário com atenção para evitar compartilhar informações com pessoas que não precisam recebê-las.
Depois, configure o canal, revise o conteúdo e salve a automação.
8. Como acompanhar o envio e as respostas
Há uma diferença importante entre mensagens enviadas aos hóspedes e mensagens enviadas a destinatários internos.
Mensagens automatizadas enviadas a usuários, contatos ou funcionários de limpeza não são exibidas na Caixa de entrada padrão da Guesty.
Para acompanhar atualizações dessas automações, consulte o registro de atividades.
Além disso, as respostas de destinatários que não são hóspedes não aparecem automaticamente na Caixa de entrada. Se precisar receber respostas por e-mail, configure o endereço de recebimento apropriado nas opções da mensagem, quando disponível.
Por isso, recomendamos definir um procedimento interno para acompanhar as notificações e tratar respostas ou solicitações recebidas fora da Caixa de entrada.
9. Boas práticas recomendadas
- Separe notificações por evento: utilize fluxos distintos para novas reservas, alterações e cancelamentos, quando necessário.
- Defina responsáveis claros: cada notificação deve ter um destinatário que saiba como agir.
- Mantenha os contatos atualizados: confira os dados de e-mail e telefone dos destinatários.
- Evite excesso de mensagens: envie apenas informações úteis para a função de cada pessoa.
- Use condições adequadas: restrinja as notificações às propriedades e reservas relevantes.
- Revise mensagens após alterações: mensagens já enviadas não são reenviadas automaticamente apenas porque os dados da reserva mudaram.
- Aguarde a atualização da plataforma: depois de ativar ou desativar uma automação, aguarde aproximadamente um minuto antes de fazer novas alterações.
- Não dependa somente das notificações: utilize as ferramentas operacionais apropriadas para acompanhar tarefas, prazos e conclusões.
10. Solução de problemas
O membro da equipe não recebeu a mensagem
- Verifique se a automação está ativa.
- Confira o usuário selecionado como destinatário.
- Revise as condições da reserva e da mensagem.
- Confirme se o canal escolhido está configurado corretamente.
- Verifique o registro de atividades.
O proprietário não recebeu a mensagem
- Confira se a opção Proprietário foi selecionada como destinatário.
- Verifique se o perfil do proprietário possui informações de contato atualizadas.
- Confirme se a reserva atende às condições configuradas.
- Consulte o registro de atividades da automação.
A resposta do destinatário não aparece na Caixa de entrada
Isso é esperado para mensagens automáticas destinadas a usuários, contatos ou outros destinatários que não sejam hóspedes. Se a resposta precisar ser recebida por e-mail, configure o endereço de recebimento correspondente nas opções da mensagem.
A notificação foi enviada para a pessoa errada
Revise a seção Quem receberá? e confirme se o destinatário selecionado corresponde à finalidade da automação. Verifique também se a mensagem está sendo aplicada às propriedades corretas.
A equipe recebeu notificações duplicadas
Revise se existem automações diferentes acionadas pelo mesmo evento. Após modificar o status de uma automação, aguarde a plataforma registrar a alteração antes de realizar novas modificações.
11. Checklist de validação
Antes de ativar a automação, confirme:
- O evento que aciona a mensagem está correto.
- As condições de reserva correspondem ao fluxo desejado.
- O destinatário foi selecionado corretamente.
- Os dados de contato estão atualizados.
- O canal de envio é adequado.
- O conteúdo está claro e contém as informações necessárias.
- A mensagem não compartilha dados com destinatários inadequados.
- A automação foi salva e ativada.
- A equipe sabe onde consultar o registro de atividades.
- Existe um procedimento para acompanhar respostas e executar ações operacionais.