Como criar e editar modelos de mensagens automáticas

Objetivo

Este artigo explica como utilizar modelos de automação de mensagens na Guesty, criar fluxos personalizados, editar mensagens existentes e reaproveitar configurações para padronizar a comunicação com hóspedes, proprietários e equipes operacionais.

Os modelos ajudam a reduzir o trabalho manual e a manter uma comunicação consistente durante as diferentes etapas de uma reserva.

1. Entenda a diferença entre um modelo e uma mensagem automática

Na Guesty, é importante diferenciar dois conceitos:

• Automação de mensagens: é o fluxo que organiza a comunicação e determina quais reservas serão contempladas.
• Mensagem automática: é uma mensagem individual dentro desse fluxo, com seu próprio destinatário, conteúdo, horário e condições de envio.

Uma automação pode conter diversas mensagens. Por exemplo, um único fluxo pode incluir uma confirmação de reserva, instruções de chegada e orientações de check-out.

2. Como acessar os modelos de automação

1. Faça login na sua conta Guesty.
2. No menu lateral, clique em Operações.
3. Na seção Recepção, selecione Automação de mensagens.
4. No canto superior direito, clique em Adicionar automação de mensagens.
5. Consulte os modelos disponíveis ou escolha a opção de criação personalizada.

Os nomes e as opções exibidos podem variar conforme o idioma e a versão da interface.

3. Como criar uma automação utilizando um modelo

Utilizar um modelo é uma boa opção quando você deseja começar com uma estrutura pronta e adaptá-la à sua operação.

Passo a passo

1. Na tela de Automação de mensagens, clique em Adicionar automação de mensagens.
2. Localize o modelo mais adequado ao objetivo.
3. Clique em Usar modelo.
4. Revise o nome da automação e altere-o, se necessário.
5. Confira as condições de reserva que determinam quais reservas entrarão no fluxo.
6. Abra cada mensagem da programação para revisar seu conteúdo, destinatário, canal e horário de envio.
7. Adapte o texto às regras e aos procedimentos da sua operação.
8. Salve como rascunho ou ative a automação quando estiver pronta.

Importante: não presuma que um modelo está pronto para uso sem revisão. Verifique se os horários, as condições e as informações enviadas aos hóspedes correspondem à rotina de cada propriedade.

4. Como criar uma automação personalizada

Se os modelos disponíveis não atenderem à necessidade da operação, você poderá criar uma automação personalizada.

Passo a passo

1. Acesse Operações > Recepção > Automação de mensagens.
2. Clique em Adicionar automação de mensagens.
3. Selecione Criar personalizado.
4. Escolha o tipo de automação adequado. Para mensagens destinadas a novas consultas, utilize a opção específica para novas consultas.
5. Defina um nome para identificar o fluxo.
6. Configure as condições de reserva.
7. Na seção Agendamento de mensagens, clique em Adicionar mensagem.
8. Configure o destinatário, o canal de envio, o conteúdo e o momento de envio.
9. Adicione outras mensagens conforme necessário.
10. Salve e revise a automação antes de ativá-la.

As automações para reservas confirmadas não enviam mensagens antes de a reserva ser confirmada. Para responder a novas consultas antes da confirmação, utilize uma automação específica para consultas.

5. Como editar uma mensagem existente

Você pode atualizar o texto de uma mensagem, ajustar seu agendamento e revisar suas condições sem precisar criar um novo fluxo do zero.

Passo a passo

1. Acesse Operações > Recepção > Automação de mensagens.
2. Localize a automação que deseja alterar.
3. Clique no menu de três pontos ao lado dela.
4. Selecione Editar.
5. Na programação de mensagens, clique na mensagem desejada.
6. No painel de configuração, faça as alterações necessárias.
7. Clique em Salvar no painel da mensagem.
8. Salve a automação e confirme a aplicação das alterações, conforme as opções exibidas.

Se a automação estiver ativa, a Guesty poderá apresentar a opção Aplicar alterações.

O que revisar ao editar

• Nome interno da mensagem.
• Destinatário.
• Canal de envio.
• Conteúdo e variáveis.
• Momento do envio.
• Condições específicas da mensagem.
• Agendamento por dias da semana, quando disponível.

Atenção: alterações realizadas antes do horário programado podem afetar mensagens de reservas existentes que correspondam às condições da automação. Mensagens cujo horário de envio já passou não serão disparadas retroativamente.

6. Como personalizar o texto com variáveis

As variáveis permitem inserir automaticamente informações relacionadas à reserva, ao hóspede ou à propriedade.

Por exemplo, em vez de escrever manualmente o nome de cada hóspede, você pode utilizar uma variável compatível com esse dado.

Passo a passo

1. Abra a automação e selecione a mensagem que deseja editar.
2. Acesse o campo de conteúdo da mensagem.
3. Clique em Adicionar variável.
4. Utilize a pesquisa ou os filtros para localizar a variável desejada.
5. Selecione a variável para inseri-la no texto.
6. Revise a mensagem e salve.
7. Salve novamente a automação e aplique as alterações, se solicitado.

Exemplo de mensagem

“Olá, [variável de nome do hóspede]! Estamos felizes em receber você na propriedade [variável de nome da propriedade]. Seu check-in está previsto para [variável de horário de check-in].”

Os textos entre colchetes são apenas indicações dos dados que podem ser inseridos. Na plataforma, selecione as variáveis disponíveis em vez de copiar esses marcadores literalmente.

Importante: confirme se os dados necessários estão preenchidos corretamente. Variáveis vinculadas a códigos de acesso ou serviços de terceiros podem precisar de tempo para sincronizar. Quando esse for o caso, siga as orientações oficiais para programar a mensagem com antecedência suficiente.

7. Como duplicar uma automação para reaproveitar configurações

A duplicação permite criar um novo fluxo com base em uma automação existente, preservando sua estrutura, suas condições e suas mensagens.

Passo a passo

1. Acesse Operações > Recepção > Automação de mensagens.
2. Localize a automação que deseja reutilizar.
3. Clique no menu de três pontos.
4. Selecione Duplicar.
5. Edite o nome da nova automação.
6. Revise as condições de reserva para evitar incluir propriedades ou canais indevidos.
7. Ajuste as mensagens, os destinatários e os horários.
8. Salve como rascunho ou ative quando estiver pronta.

Duplicar uma automação não elimina a necessidade de conferir suas condições. Dois fluxos ativos com regras semelhantes podem provocar o envio duplicado de mensagens.

8. Boas práticas para organizar os modelos

A Guesty recomenda utilizar automações distintas para diferentes situações do ciclo da reserva. Uma estrutura inicial pode incluir:

• Reservas confirmadas: confirmação, orientações iniciais e comunicação pré-chegada.
• Reservas alteradas: avisos ao hóspede e notificações internas para a equipe.
• Reservas canceladas: confirmação do cancelamento e orientações para as equipes envolvidas.

Também é útil manter nomes claros e consistentes. Por exemplo:

• Hóspede | Reserva confirmada
• Hóspede | Instruções de check-in
• Equipe | Alteração de reserva
• Proprietário | Cancelamento

Esses nomes são sugestões de organização, não modelos predefinidos da Guesty.

9. Checklist antes de ativar ou atualizar um modelo

• O nome da automação identifica claramente sua finalidade.
• As condições de reserva estão corretas.
• O conteúdo foi revisado.
• As variáveis estão disponíveis e foram inseridas corretamente.
• Os destinatários e canais de envio estão definidos.
• Os horários e gatilhos correspondem à operação.
• Não existe outra automação ativa que possa enviar a mesma mensagem.
• As alterações foram salvas e aplicadas corretamente.

10. Problemas comuns

O modelo não aparece entre as opções.

Confira se está na tela de Automação de mensagens e se a opção desejada está disponível para a sua conta. Se necessário, crie uma automação personalizada.

A variável aparece sem informação.

Verifique se o dado está preenchido na reserva, no cadastro da propriedade ou no serviço integrado correspondente. Para variáveis de terceiros, confirme se a sincronização já foi concluída.

A mensagem antiga continua sendo enviada.

Confira se a edição foi salva e aplicada à automação ativa. Revise também se existe outro fluxo ativo com conteúdo semelhante.

A mensagem foi enviada duas vezes.

Verifique se existem automações duplicadas ou se a mesma mensagem foi configurada em mais de um fluxo. Após ativar ou desativar uma automação, aguarde aproximadamente um minuto para que a alteração seja registrada antes de realizar novas ações.