Como registrar, editar ou cancelar um pagamento na Guesty

Objetivo

Este artigo explica como registrar pagamentos recebidos fora da Guesty, corrigir informações de um pagamento já registrado e cancelar um registro feito incorretamente.

Esses procedimentos ajudam a manter o saldo da reserva atualizado e os registros financeiros consistentes.

1. Como registrar um pagamento na reserva

Utilize essa opção quando o pagamento já tiver sido recebido fora da Guesty, por exemplo, por dinheiro, transferência bancária ou outro método de pagamento externo.

Passo a passo

1. Acesse sua conta Guesty.
2. No menu lateral, clique em Reservas.
3. Localize e abra a reserva correspondente.
4. No submenu à esquerda, clique em Pagamentos.
5. No canto superior direito, clique em Novo pagamento.
6. No campo Método de pagamento, selecione Pagamento registrado.
7. Informe o valor recebido e a data em que o pagamento foi realizado.
8. Selecione o método de pagamento utilizado, como dinheiro ou transferência bancária.
9. Se selecionar Outro, descreva o método na seção de observações.
10. Clique em Salvar.

Após salvar, confira se o pagamento aparece na lista e se o saldo pendente da reserva foi atualizado.

Importante: registre somente valores que já foram efetivamente recebidos. Esse procedimento não realiza uma cobrança; ele apenas documenta um pagamento feito fora da Guesty.

2. Por que a opção Novo pagamento pode não aparecer?

A opção para registrar um novo pagamento pode deixar de ser exibida quando:

• O saldo restante da reserva já está totalmente contabilizado.
• Existe um pagamento agendado cujo valor corresponde ao total da reserva.
• O valor que você deseja registrar é superior ao saldo devedor disponível.

Para corrigir a situação, confira os pagamentos futuros e o saldo da reserva. Pode ser necessário ajustar ou cancelar um pagamento agendado ou adicionar um item à fatura para atualizar o valor devido.

Não registre um pagamento com valor superior ao saldo pendente sem antes corrigir os valores da reserva.

3. Como editar um pagamento registrado

Se você informou um valor incorreto ou precisa corrigir a data de recebimento, pode editar o pagamento registrado.

Passo a passo

1. Acesse Reservas no menu lateral.
2. Abra a reserva correspondente.
3. No submenu à esquerda, clique em Pagamentos.
4. Clique na linha do pagamento que deseja corrigir.
5. No painel lateral, selecione Editar pagamento.
6. Atualize as informações necessárias, como valor, data ou método de pagamento.
7. Clique em Salvar.

Depois de salvar, confira os dados atualizados e verifique se o saldo da reserva corresponde ao valor efetivamente recebido.

Atenção: a opção de edição não fica disponível quando o pagamento pertence a um período contábil bloqueado.

4. Como cancelar um pagamento registrado

Se um pagamento foi registrado por engano ou contém informações que não podem ser corrigidas pelo fluxo de edição, você pode cancelar o registro.

Passo a passo

1. Acesse Reservas no menu lateral.
2. Abra a reserva correspondente.
3. Clique na aba Pagamentos.
4. Selecione a linha do pagamento que deseja cancelar.
5. No painel lateral, clique em Cancelar pagamento.
6. Na janela de confirmação, clique em Sim, cancelar pagamento.

Após o cancelamento, o valor é adicionado automaticamente ao saldo pendente da reserva.

O que acontece quando o pagamento é cancelado?

O cancelamento remove o registro financeiro da contabilização do pagamento e atualiza o saldo da reserva.

Importante: se o pagamento foi recebido fora da Guesty, cancelar o registro não devolve o dinheiro ao hóspede. Se for necessário devolver o valor, o reembolso deve ser realizado separadamente pelo método utilizado para receber o pagamento.

5. Como lidar com pagamentos agendados

Em algumas situações, o hóspede realiza o pagamento antes da data prevista para a cobrança automática.

Nesse caso, em vez de adicionar um novo pagamento, pode ser necessário transformar o pagamento agendado em um pagamento registrado.

1. Abra a reserva e acesse Pagamentos.
2. Localize o próximo pagamento agendado.
3. Clique em Editar pagamento.
4. No campo do método de pagamento, selecione Pagamento registrado.
5. Informe o valor efetivamente recebido e a data do recebimento.
6. Selecione o método utilizado.
7. Clique em Salvar.

Se o hóspede tiver pago apenas uma parte do valor previsto, ajuste também os pagamentos futuros para que o saldo restante seja cobrado corretamente.

Se o valor total da reserva diminuir depois do registro, revise os pagamentos agendados. Caso permaneçam com o valor original, o hóspede poderá ser cobrado a mais.

6. Cuidados conforme o canal de origem

O procedimento depende de quem processa o pagamento.

• Airbnb: quando a Guesty recebe o repasse do Airbnb, a reserva pode ser marcada como paga automaticamente. Evite registrar o mesmo pagamento manualmente.
• Booking.com e Vrbo: dependendo da modalidade de cobrança, pode ser necessário registrar pagamentos recebidos fora da Guesty.
• Reservas diretas ou manuais: registre os pagamentos externos para manter o saldo e o histórico financeiro atualizados.

Se o canal for responsável pela cobrança, consulte também a plataforma de origem para confirmar o valor efetivamente recebido.

7. Como conferir se a alteração foi aplicada

Depois de registrar, editar ou cancelar um pagamento:

• Confira o valor e a data da transação.
• Verifique se o método de pagamento está correto.
• Consulte o saldo pendente da reserva.
• Confirme se os pagamentos futuros continuam configurados corretamente.
• Se necessário, confira o histórico financeiro da reserva.

Essas verificações ajudam a evitar divergências entre o valor recebido, o saldo exibido na Guesty e as cobranças futuras.

Problemas comuns

Não consigo registrar um novo pagamento. Verifique se existe saldo devedor disponível e se os pagamentos agendados precisam ser ajustados.

Não consigo editar um pagamento. Confira se o registro pertence a um período contábil bloqueado. Nesse caso, a edição pode estar indisponível.

Cancelei um pagamento e o saldo devedor aumentou. Esse é o comportamento esperado: o valor cancelado volta a compor o saldo pendente da reserva.

Preciso devolver o dinheiro ao hóspede. Cancelar um pagamento registrado não realiza o reembolso. Devolva o valor pelo método de recebimento original e mantenha o registro financeiro correspondente atualizado.

O hóspede pagou antes da cobrança automática. Considere transformar o pagamento agendado em um pagamento registrado e revisar os valores das cobranças futuras.