1. Objetivo
Este artigo orienta como utilizar variáveis nas mensagens automáticas da Guesty para personalizar a comunicação com hóspedes, proprietários e membros da equipe.
As variáveis são campos dinâmicos que substituem informações predefinidas pelos dados correspondentes no momento do envio da mensagem. Assim, é possível criar modelos reutilizáveis sem precisar preencher manualmente os dados de cada reserva.
2. O que são variáveis?
As variáveis funcionam como marcadores de posição dentro de uma mensagem. Quando a mensagem é enviada, a Guesty substitui cada marcador pelas informações correspondentes, desde que os dados necessários estejam disponíveis.
Exemplo de mensagem com variáveis:
Olá, {{guest_first}}!
Sua chegada está prevista para {{checkin}}, e o horário de check-in é {{checkin_time}}.
Estamos felizes em receber você!
Nesse exemplo, a Guesty substitui as variáveis pelas informações disponíveis para aquela reserva.
3. Onde as variáveis podem ser utilizadas?
De acordo com a documentação oficial, as variáveis podem ser utilizadas em:
- Mensagens automatizadas.
- Mensagens manuais enviadas pela Caixa de entrada.
- Respostas salvas.
- Respostas automáticas.
- ReplyAI.
- Formulários de check-in do aplicativo para hóspedes, conforme as variáveis compatíveis com esse recurso.
A disponibilidade de cada variável pode variar de acordo com o recurso e o tipo de mensagem utilizado.
4. Como adicionar uma variável a uma mensagem automática
Passo 1 — Acesse a Automação de mensagens
- Faça login na sua conta Guesty.
- No menu lateral, acesse Operações.
- Na seção Recepção, selecione Automação de mensagens.
Passo 2 — Abra a automação desejada
- Localize a automação que deseja editar.
- Clique no menu de três pontos ao lado dela.
- Selecione Editar.
- Clique na mensagem automática que deseja personalizar.
Passo 3 — Revise as configurações da mensagem
Antes de inserir as variáveis, confira os campos relevantes, como:
- Nome interno da mensagem.
- Momento programado para o envio.
- Destinatário.
- Canal de comunicação.
- Condições de envio.
Essas configurações ajudam a garantir que a mensagem seja encaminhada ao destinatário correto e no momento adequado.
Passo 4 — Adicione as variáveis
- No editor do conteúdo da mensagem, localize a opção Adicionar variável, no canto superior direito.
- Utilize o filtro para encontrar a variável desejada.
- Selecione a variável correspondente à informação que pretende incluir.
- Confira se ela foi inserida no local correto do texto.
Sempre que possível, utilize o seletor de variáveis da própria Guesty. Isso reduz o risco de erros de digitação ou de utilização de marcadores incompatíveis.
Passo 5 — Revise e salve
- Leia a mensagem completa.
- Verifique se o texto continua fazendo sentido com as informações dinâmicas.
- Clique em Salvar.
- Na página de configuração da automação, clique em Salvar novamente.
- Na janela exibida, clique em Aplicar alterações.
A configuração estará concluída após a confirmação das alterações pela plataforma.
5. Variáveis úteis para a rotina de Recepção
Abaixo estão alguns exemplos de variáveis documentadas pela Guesty que podem facilitar a comunicação com hóspedes.
Atenção: a variável {{planned_arrival_time}} utiliza o horário estimado de chegada, quando definido, ou o horário padrão de check-in do anúncio. Já {{checkin_time}} corresponde ao horário de check-in configurado no anúncio.
A disponibilidade e o preenchimento de cada variável dependem das informações cadastradas e do contexto em que a mensagem é utilizada.
6. Exemplos práticos de mensagens com variáveis
Exemplo 1 — Boas-vindas antes do check-in
Olá, {{guest_first}}!
Sua reserva está confirmada para o dia {{checkin}}, com saída prevista para {{checkout}}.
Estamos preparando tudo para receber você. Em breve, enviaremos as orientações necessárias para sua chegada.
Até logo!
Exemplo 2 — Orientações de chegada
Olá, {{guest_first}}!
Esperamos que esteja tudo certo para sua chegada.
O horário de check-in da propriedade é às {{checkin_time}}.
Confira as instruções de acesso que enviaremos para facilitar sua entrada. Caso tenha alguma dúvida, entre em contato conosco.
Boa viagem!
Exemplo 3 — Instruções de check-out
Olá, {{guest_first}}!
Esperamos que sua estadia tenha sido ótima.
Lembramos que o check-out está previsto para {{checkout}}, e o horário de saída é {{planned_departure_time}}.
Por favor, siga as instruções de saída compartilhadas pela nossa equipe.
Agradecemos pela preferência e esperamos receber você novamente!
Observação: os exemplos são modelos ilustrativos. Antes de utilizá-los, confirme se todas as variáveis são compatíveis com o tipo de mensagem e se os horários e demais dados estão corretamente configurados.
7. Como utilizar variáveis personalizadas
Além das variáveis padrão, a Guesty permite utilizar variáveis personalizadas, geradas a partir de campos personalizados cadastrados nas propriedades ou nas reservas.
Esse recurso é útil quando a operação precisa compartilhar informações específicas que não são contempladas pelas variáveis padrão.
Exemplo prático
Imagine que a empresa administra propriedades em diferentes edifícios e deseja incluir o nome do edifício nas mensagens.
É possível criar um campo personalizado chamado Nome do prédio. A Guesty gera uma variável correspondente, que pode ser consultada na coluna Variável da página de campos personalizados.
O nome exato da variável depende da configuração criada na conta.
Como utilizar
- Acesse a área de Propriedades ou Reservas, conforme o tipo de informação que deseja armazenar.
- Configure o campo personalizado necessário.
- Preencha o valor correspondente na propriedade ou reserva.
- Consulte o nome da variável gerada pela Guesty.
- Acesse a automação de mensagens.
- Insira a variável no conteúdo da mensagem.
- Salve as alterações e aplique-as.
Importante: o campo personalizado precisa estar configurado e preenchido no registro correspondente antes do envio. Se o campo for excluído ou a variável estiver incorreta, a mensagem automatizada poderá falhar.
A Guesty também permite utilizar campos personalizados do tipo Sim/Não como condições para o envio de mensagens, quando aplicável.
8. Cuidados importantes ao utilizar variáveis
Confira a grafia
Uma variável escrita incorretamente pode impedir o envio da mensagem. Evite alterar manualmente seu nome e não adicione espaços ou caracteres extras dentro do marcador.
Não combine variáveis dentro de outras variáveis
Cada variável representa um campo específico. Não tente combinar duas variáveis dentro de um único marcador.
Por exemplo, {{checkin}} e {{listing_address}} devem ser inseridas separadamente no texto, utilizando os marcadores correspondentes.
Verifique se os dados estão preenchidos
Antes de ativar uma mensagem, confira se as informações necessárias estão disponíveis na reserva, no anúncio ou no campo personalizado correspondente.
Considere o tempo de sincronização de códigos externos
Se a variável depender de um código gerado por um serviço de terceiros, a Guesty recomenda programar o envio para pelo menos uma hora após a confirmação da reserva, permitindo tempo para a sincronização.
Caso contrário, o valor poderá aparecer como null, ou seja, sem o dado esperado.
Para evitar essa situação, você pode configurar uma mensagem inicial informando que o código de acesso será enviado posteriormente e programar uma segunda mensagem para o momento adequado.
Revise as informações antes de ativar
Verifique se as variáveis correspondem às informações que você pretende comunicar. Dados financeiros, horários e informações de acesso merecem atenção especial.
9. Solução de problemas
A mensagem automática não foi enviada
- Verifique se as variáveis estão escritas corretamente.
- Confirme se o campo personalizado correspondente existe e está configurado.
- Verifique se a automação está ativa.
- Confira se a reserva atende às condições de envio.
- Consulte o histórico de mensagens automáticas.
A variável apareceu vazia ou como null
- Confira se o dado está preenchido no registro correspondente.
- Se a informação vier de um serviço externo, verifique se houve tempo suficiente para a sincronização.
- Revise a configuração da variável e a disponibilidade do dado.
A mensagem apresentou uma informação incorreta
- Confira os dados da reserva ou da propriedade.
- Verifique as configurações relacionadas à informação exibida.
- Confirme se houve alterações recentes feitas por algum membro da equipe.
A variável personalizada não funcionou
- Confirme se o campo foi criado na página correta.
- Verifique se o campo está associado à propriedade ou reserva correspondente.
- Confirme se o campo não foi criado somente depois do envio da mensagem.
- Verifique se a variável não contém hífen, que não é suportado nesse recurso.
- Certifique-se de que o campo personalizado não contém outra variável ou uma variável padrão.
10. Checklist de validação
Antes de finalizar a configuração, confirme:
- A automação correta foi selecionada.
- As variáveis foram inseridas pelo seletor da Guesty, sempre que possível.
- A grafia das variáveis está correta.
- Os dados correspondentes estão preenchidos.
- Os campos personalizados estão configurados corretamente.
- O conteúdo da mensagem está claro e coerente.
- As informações sensíveis são enviadas no momento apropriado.
- As alterações foram salvas e aplicadas.
- A automação está ativa e atende às condições de envio.